お客様とミーティングの日程調整をするとき、メールの往復をわずらわしいと思ったことありませんか？お客様からの返信をいただくのに時間がかかったりすると、他のアポが入って再調整したり・・。
生産性が低いだけでなく、相手に不快な思いをさせてしまうと大きなマイナスですよね。
そんなお悩みをスマートに解消するのがHubSpotの「ミーティング機能」。この便利機能を賢く使ってライバルと差をつけましょう。
お客様とメールで日程調整をする時に、こんな経験をしたことありませんか？
商談の日程調整はいわばビジネスの基本の「き」。
けれど上記のような状況では、自分やお客様の大切な時間を奪うばかりか、見落としミスなどの大きな事故につながりかねません。
そこでHubSpotのミーティング機能を使えば、これら全てを解決することができるのです。
忙しいあなたのスケジュールは刻々と変化します。余裕をもった予定を組まないと無理な日程表になったり、最悪ダブルブッキングになって相手にご迷惑をかけてしまうことも。
そんな中登場したHubSpotのミーティング機能は、まさに発想の転換と言えるものです。
自分の空いている時間をお客様に渡して、相手に希望日程を予約してもらう、つまりレストランの予約のように、あなたの時間を「自由に予約してもらう」ことを可能にします。
このミーティング機能は、普段みなさんが自分の予定を管理するために利用しているGoogleカレンダーやOffice365などと連携できるところが大きなポイントです。お客様によって予約された時間はあなたのカレンダーに即時反映されますし、逆にあなたがカレンダーに予定を入れた瞬間に、その時間はお客様からは予約ができなくなるのです。
普段使っているツールを連携することで、カレンダーへの記入漏れや予定の見落とし、ダブルブッキングもなくなるというわけです。あちこちに入力しなくてもいいのはとても便利ですね。
得意先とのミーティングの予定は社内のメンバー間でも共有しておきたいものです。ミーティング機能を使えばHubSpot内でデータの一元管理ができるので、自分だけでなく社内全員がカレンダーを確認することができます。知らないうちに他のメンバーに予定を入れられてしまった！などの事故が起きるリスクがなくなります。
それでは手順を解説していきましょう。とても簡単ですので数分で出来てしまいます。
お客様に選んでいただく選択肢を増やすため、自分が空いている時間帯をカレンダー上でなるべく多めに設定します。
初めて接触するお客様に対しては、ミーティングをより良いものにするために、聞いておきたいことをあらかじめ聞いてしまいましょう。そのためのフォーム作成も簡単にできます。そこで得たデータはもちろんHubSpotのコンタクトデータに自動登録されるので社内との情報共有も完璧です。
ミーティングを行う場所やミーティングの件名、内容などを入力していきましょう。
リマインドするメールも設定一つで送ることも可能です。
あとは作成したリンクをコピーして、メールで送るだけです。
お客様が送られてきたリンクをクリックすると、下記のようなスケジュール表が立ち上がります。自分が設定した空いている時間帯の中で好きな時間をクリック一つで予定を入れることができます。メールよりも直感的で分かりやすいですよね。
その他にも重要な機能として
などがいつでも変更でき、自分のワークスタイルに合わせたフレキシブルな設定が可能です。
もちろんHubSpotのコンタクト情報にすべての行動履歴が保存されますので、マーケティングオートメーションのスコアリングやCRMの営業記録としても便利なのは言うまでもありません。
いかがでしたか？
こちらが空いている時間帯を設定して、待っているだけでお客様の方で自由に予約を入れていただけるこの機能。もうスケジュール調整のメールに時間を取られ、やきもきする必要はありません。
営業マンであれば自分のメールに上記のリンクを貼っておくことで、いつでもミーティング予約を受け付けることも可能です。サービスの向上にもつながりますよね。
一歩先行く営業活動に、どんどん役立てていただきたいと思います。