オンラインで配信するセミナー「ウェビナー」。主催者も参加者も"場所"にとらわれず、どこからでも気軽に参加できるその形式に、テレワークやリモートワークが普及していく中、注目が集まってきています。
本記事では、Zoomウェビナーのメリットと設定方法を弊社の体験談をまじえてご紹介します！
1.Zoomウェビナー 6つの特長
2.Zoomウェビナー設定方法
3.ここに注意！やってみた際にみえた改善
ウェビナーとは「ウェブ（Web）」と「セミナー（Seminar）」をかけ合わせた造語で、オンラインで視聴可能なセミナーのことです。実際にウェビナーを開催して感じたメリットを6つご紹介します。
①"参加場所"にとらわれない
オンラインで接続可能ですので、参加者は自宅・会社の自席からセミナーに参加することができます。どうしても前の予定がギリギリでセミナーの開始時間には間に合わない！という方でも携帯電話でZoomアプリをインストールしておけば、近くのカフェから参加することもできます。また、主催者側もビデオカメラやマイクなど簡単な設備があれば（カメラ・マイク付きのPCがあれば最悪それ1台でも…）、会議室をセミナー会場にすることができますので、利便性のいい会場を探して借りたり、参加人数の増減で会場を変更したりする必要もありません。
②会場費などの費用が抑えられる
これは主催者側のメリットが大きいですが、前述のとおり会場を借りる必要がないのでその分の費用がかかりません。また当日用意していた参加者への飲み物や資料の印刷も必要ないため飲食費等もかからなくなります！
参加者にとってはセミナー会場までの交通費がかからないので、どうしても遠方のセミナーに行きたいのに稟議が通らないといったこともなくなります。
③少人数で運営できる
受付・案内や椅子・机・資料・飲み物のセッティングといった大掛かりな設営準備の必要がないため、機材のセッティング・テストは登壇者含め2、3人いれば十分です。
④質疑応答にも対応できる
Zoomウェビナーには質疑応答の機能が付いているので、その場で質問・回答することができます。なお、匿名での質問も可能ですので、自身の所属している会社名や氏名が他の参加者に知られることはありません。また、チャット機能や挙手機能も付いているので、それらを活用してもいいでしょう。
⑤アンケートも実施できる
Zoomウェビナーでは、Zoomウェビナー終了後にアンケートへのリンクを掲載し、回答してもらうことが可能です。ウェビナー時にアンケートがあることをアナウンスしないと中々気づかれにくいですが、オフラインでの開催と同じようにアンケートを取れることができます。
⑥録画ができる
Zoomウェビナーの内容はクラウド上またはローカルに録画することが可能です。ウェビナー終了後に登録者にご案内することで、当日参加できなかった方にご覧いただいたり、参加した方にも復習していただくことが可能です。また、公開コンテンツとしてWeb上に展開することで、より多くの方にご覧いただく事ができるのもポイントです。メールアドレスやお名前、会社名を入力すると閲覧できるオファーとする事で、長期間にわたってリード獲得に貢献するコンテンツとなるでしょう。
次に、弊社での設定を例にZoomウェビナーの設定方法を説明します。
■用意したもの
今回ウェビナー用に準備したのは以下の機材です。
・普段使っている会議室のWeb会議（Zoom Rooms）セット
マイクスピーカー：YAMAHA YVC-1000（マイクは2つ）
カメラ：Logicool PTZ PRO
CPU：Mac mini
・ノートPC（スライド表示用に「パネリスト」として参加する設定で使用）
・LED照明3台
・追加モニター1台（閲覧者からの質問を登壇者向けに表示しました）
・コンデンサマイク1台（実は演出用のダミーです^^）
・時計1個（タイムマネジメントは重要）
・タイムカード（10分前、5分前などと書いた紙を用意）
設営イメージはこんな感じです。
当社の最新のウェビナー配信方法・機材は以下の記事をご参考ください。
これまでのウェビナー配信方法と、失敗から学んだ気を付けるべき4つのポイント
■ウェビナーの設定手順
※有料アカウントでの設定です。
①Zoomにログイン後、左枠のウェビナーをクリックします
②［ウェビナーをスケジュールする］をクリックします
③ウェビナーの情報を入力します
トピック：
セミナー名を入力します
説明（任意）：
セミナーの詳細を入力します
開催日時：
開催する日付・開始時間を設定します
所要時間：
何時間のセミナーなのか、その所要時間を設定します
タイムゾーン：
［(GMT+9:00) 大阪、札幌、東京］に設定します。定期開催のウェビナーにしたい場合は、その下にある［定期開催ウェビナー］にチェックを入れます。弊社で実施したウェビナーは単発のウェビナーでしたのでチェックは入れませんでした
登録：
登録ではユーザーがウェビナーへのログインする際に、氏名やEメールアドレスを入力してもらうか否かを決めます。弊社ではHubSpotにウェビナー参加の情報を連携させたかったため、［必須］にチェックを入れました
ウェビナーパスワード：
ウェビナーに専用のパスワードをかける場合にチェックを入れます
ビデオ：
弊社で実施した際は、デフォルトで設定されている［ホスト］［パネリスト］共にオンの状態にしておきました
音声：
弊社で実施した際は、デフォルトで設定されている［コンピューターのオーディオ］にオンの状態にしておきました
ウェビナー：
［質疑応答］…質疑応答を行う予定でしたので、オンにしました
［実践セッションを有効にする］…こちらをオンにすると、ウェビナー開始時刻より前にカメラテストやマイクテストを実施することができます。便利な機能ですので、オンにすることをおすすめします
［認証されているユーザーしか参加できません］…参加者リストを確認し、後日招待リンクを送るという流れをとっていたため、オフにしました
［ウェビナーを自動的にクラウドに録画する］…ウェビナーを録画し、当日不参加の方に後日配信する予定だったためオンにしました。録画した動画は［記録］に保存されます
代替ホスト：
ここは空欄にしました
ここまでの入力が完了しましたら、最後に［スケジュール］をクリックします。すると作成したウェビナーが登録されます
④画面が遷移し、ページ下の方の招待状タブに［登録URL］が発行されます。このURLをウェビナーの参加者へ送ります。実際に登録URLにアクセスすると、以下のようなページが表示されます。
⑤当日は、Zoomにログインしスケジュールしたウェビナーをクリックします。［このウェビナーを開始］をクリックし、実践セッションで演者の座る位置やカメラ映り、資料の投影、マイクの音量、モニターの位置、時計の位置などを確認します
⑥ウェビナーの開始時間が近づいたら実践セッションを終了し、配信を開始します。時間前に参加者がログインすることもありますので、音楽などが入ったスライドを表示しておくのがオススメです。「音声が聞こえない場合はスピーカーの音量を上げてください」と表示しておくと、視聴環境のチェックをしていただけるので、冒頭を聞き逃すようなこともありません。
《その他設定》
・質疑応答は、デフォルトで［回答済みの質問のみ］を表示させるとなっていますが［すべての質問］にチェックを入れると、ウェビナー参加者同士でもお互いの質問をみることができます。弊社では［すべての質問］にチェックを入れました。
・Zoomとは別のアンケートツールを用いてウェビナー後にアンケートを実施する場合は、ブランディングタブの［ウェビナー後のアンケート］を有効にし、投票タブのウェビナー後のアンケートにて［Use a 3rd party syrver］をクリックし、アンケートURLを入力します。
URLを入力し終えたら、How the survey showsの［Edit Setting］をクリックし、［Show in the browser when the webinar ends］を選択します。
・ウェビナーの型が決まったら、テンプレートとして保存すると便利です。そうすることで、次回ウェビナー開催時にも同様の設定内容ですばやく登録することができます。（アンケートなど、一部テンプレートに保存されないものもあります。）
・ZoomとHubSpotを連携させ、参加者の登録からご案内フローの自動化、参加された方がどのくらい見てくれたのか（または欠席されたか）などの情報をもとにワークフロー（自動化）を組みました。HubSpotとZoomの連携方法や具体的な活用方法などを資料にまとめましたので、よろしければこちらからダウンロードいただけます。
実際にやってみた後に「もっとこうしたらよかった」というポイントをご紹介します。
・演者が"目線をおく場所"を決めておく
演者がどこを見て話せばいいのか予め決めておくと映像がきれいに見えます。対談の場合、どのタイミングでお互いを見合うのか、カメラを見て話すのかなど細かな画面構成まで考えると良いでしょう。（当社の会議室は4方向のディスプレイに画像が表示されるため、登壇者の２人が反対方向を見てお話しするという場面が出てしましました）
・事前リハーサルでは録画動画の確認まで行う
リアルタイムに配信される動画だけでなく、Zoomの録画動画も確認することをおすすめします。（私は映像はそのまま配信されると思っていたのですが、録画動画では見事にHubSpotさんのロゴが反転していました…）
2020年9月7日一部記事更新