BtoB企業の営業マネージャーの皆様に向けて、「HubSpot Sales Hubでできることとは
営業活動を変えていくためのはじめの一歩」という内容になっています。
SFAとは？、SFA導入にあたり重要なポイント、 HubSpot Sales Hubでできることをご紹介いたします。少しでも皆様の業務がよりよく、負担が減る一助になれば幸いです。
本記事は、2024年3月26日ウェビナーで配信した内容をブログ化しております。
動画でご視聴されたい方向けに、本ウェビナーのアーカイブ動画もご用意しておりますので、ぜひご視聴ください。
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目次
SFAとは何か？
SFAを導入する際に大事なことはなにか
HubSpotを使うとどのように営業活動の管理・見える化ができるのか
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営業活動を自動化し、効率化するための情報システムです。
SFAとは、Sales Force Automation（セールス フォース オートメーション）の略で、営業活動を自動化し、効率化するための情報システムのことです。営業チームのパフォーマンスを向上させることを目的としており、営業担当者がより多くの時間を販売活動に割り当てられるようにすることにあります。
営業プロセスと営業活動の効率化の支援ができます。
具体的には、顧客情報の管理では、今まで個人や部署ごとなど別々のところで管理されていた顧客情報を一元管理をされたり、進捗管理では、営業活動をそれぞれのステージに当てはめ、どのように今案件が進んでいるのか、進捗状況の管理ができます。見積もりの作成では、今までエクセルや他のシステムで使っていたものを統一した見積もりのテンプレートを用意することも可能となります。
最後に、営業成績の分析に関しては、どれくらいの受注率があるのか、 今期の売り上げの見通しでどれくらい立つのか、営業成績を管理する指標として大切な部分を見ることが可能となります。
よくある失敗は、「SFAを使うこと、導入すること」がゴールとなっていることです。
使うこと、導入することがゴールになっているので、例えば計画を練る際でも、不十分な計画と準備不足、ステイクホルダーとの競技不足、使用者への配慮がない、過度なカスタマイズのしすぎ、既存システム、CRMの統合が上手くいかない といったところのお悩みがありつつも、SFAを使うことや導入することがゴールになっているため、大事なところが抜けてしまっているということがございます。
ここで意識していただきたいこととしては、なぜSFAを使うことになったのか。そもそもSFAは必要なのかという一番最初の目的やゴール設定を見失うと、 どんな便利なシステムでも何のためにがないと失敗をしてしまいます。
プロジェクトのゴールが適切に設定され、すべての関係者が同じ方向を目指すことができるよう、目的とゴール設定を明確にしましょう。
SFA導入の成功は、既存の営業フローを適切に理解し、必要に応じて見直しをおこなうことが大切です。
フローの確認と見直しは、無駄を削減し、ベストプラクティクスを導入する絶好の機会にもなりますので、 ぜひ導入をする際には、今ある営業フローが果たして正しいのか、さらに効率的にできる箇所はあるのかという確認と見直しをぜひ行ってください。
SFAを活用する上で、運用が長期にわたって継続可能かどうかを検討することが必要です。
SFAを使う方が日々の作業でシステムを効果的に利用できるか、技術的な障壁が営業活動を阻害することがないようにしないといけません。
SFA導入では、実現可能なスケジュールを立てることが重要です。プロジェクトの各フェーズのタイムライン、実行可能なスケジュールを確実にこなせるように設定をしていきましょう。
SFAの機能を持つSales Hubや、マーケティング活動をおこなうためのMarketing Hub、カスタマーサービス業務を効率化するService Hub、顧客管理をおこなうためのCRM、 それぞれを組み合わせることで、企業が抱えるマーケティング活動や営業活動規模に応じて拡張できるのが特徴としてあります。
Sales Hubや、Marketing Hub、Service Hub、CRMこれら4つを組み合わせることによって、 いろいろな相乗効果も生み出すことが可能となります。
関連記事：HubSpotは何ができる？初心者の「使いづらい？」を解決する3つのポイント
Sales Hubの領域では、セールスの名の通り、営業のフェーズで進化を発揮します。
非対面営業での活用、対面営業をおこなう上での進捗管理、見積もりの作成など、SFA機能を兼ね備えています。
営業プロセスと営業活動の効率化の支援、SFAでできることはもちろんできます。具体的には、顧客情報の管理、進捗管理、 見積もりの作成、営業成績の分析などです。
Sales Hubを活用する場面
HubSpot Sales Hubにはできることがたくさんありますが、こちらで挙げているものはあくまで一例です。
ここからは、HubSpot Sales Hubを使ったユースケースとして、課題をいくつかご用意させていただきました。
解決策：ダッシュボードレポート機能で売上数字をまとめましょう！
エクセルで営業活動を管理している、スプレッドシートで顧客情報を管理している、社内基幹システムで、最終的な売り上げを横断して数字を管理していると、それぞれを横断して数字を拾ってまとまらなければいけないといったことはよくあることかと思います。
そんな時は、Sales Hubを用いて売上に関わる案件を登録し、ダッシュボードレポート機能を使って売上数字をまとめることをおすすめしております。このダッシュボードでは、対目標数値、 売上数字の実績を一例として出しております。
他にも、月次での進捗状況、例えば営業チームごとの売上の推移など、レポートの機能をカスタマイズすることで、見たい情報にすぐにアクセスすることが可能となります。これにより、今まで手広いで集計、まとめという作業とは無縁になり、皆様が本来やるべきことに時間を使えるようになります。
解決策：ダッシュボードで活動量を確認できるようにしましょう！
各営業担当者様がどのような案件を持っていて、どれくらいの稼働時間で受注して、成約率はどうなっているのか、そして活動量は1人当たりどれくらい時間をかけているのか、数字を管理するときに確認したいと思います。
HubSpotにはアクティビティと呼ばれる項目があります。これは CRM上に登録されている顧客の行動や、担当者がどのようなことをしているのか記録することができるものになります。この機能を用いてレポート化することで、活動量がどのようになっているかを把握することが可能となりますので、活動量を把握したい場合、カスタムレポートという機能を使い、レポート化をして活動量を確認していくことができます。
ダッシュボードの活用で、どのように改善していくべきかといったところの課題も見えてくるかと思います。
解決策：取引パイプラインの活用をして進捗状況を把握してフォロー！
Sales Hubでは、取引パイプラインと呼ばれるスライドの図のような営業活動をステージ分けし、案件を管理する機能があります。
赤枠の部分が取引ステージと呼ばれる部分になります。アポ設定から失注までの営業ステージを設定し、それぞれでどのような案件が溜まっているのかを確認することができますので、進捗状況を把握してフォローすることが可能となります。
例えば、ヒアリング済みのステージで多数の案件が滞留してしまっている場合、ネクストアクションとしてどのようなプレゼン内容にするか悩んでいるため予定が詰め切れてないのかなど、それぞれの案件を見ながら確認することで、皆様が適切なフォローができる体制を作ることが可能となります。取引の内容としては、取引パイプラインで表示されている
取引の中身を見ることで、進捗状況や営業活動の結果を確認することができますので、営業担当者のみなさまがお客様を適切にフォローをすることができます。
解決策：プレイブックを活用し、経験が浅い部分を補いましょう。
経験が浅い営業マンをどう育てるか、うまく育てていくにはどうしたら良いか、悩みは尽きないと思います。ここでは 解決策の一例として、プレイブックを活用して経験が浅い部分を補うことをおすすめとしています。
例えば、お客様への1回目のヒアリングにおいて、経験がある方であれば何を聞けばいいかということはある程度わかるかと思いますが、経験が浅い営業マンにはなかなか難しい部分があると思います。
そこで、プレイブックで初回のヒアリングでは何を聞けばいいのかを網羅し、活用することで、今まで経験が浅かった営業マンも、プレイブックの型を使うことで、経験が浅く、重要なことを聞けなかった、ヒアリングができなかったということを回避することができます。
そして、次のステップのプレイブックも用意しておくことで、段階的なレベルアップを可能とし、経験が浅い営業マンの方でも、ある程度の営業経験がある方に近しいところまでの戦力として活躍することができるのではないでしょうか。