新しいシステムの導入やサイト制作の発注を検討する際、「RFP」というワードを目にします。この記事では「RFP」の概要から具体的な作成手順、さらに作成後の活用方法を解説します。ベンダー選びを控える皆さん、この記事を最適なパートナー選びの基本知識としてお役立てください。
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RFP（Request for Proposal／リクエスト・フォー・プロポーザル）は「提案依頼書」と訳されることが多いのですが、より正確にいうなら「提案書作成のための依頼書」です。
つまり、RFPとはシステム構築やサイト制作の発注元企業が、ベンダー等の委託先に渡す依頼書の位置づけとなります。この提案依頼書（RFP）によって、自社の課題や必要な要件、実現したい業務等を分かりやすく提示することで、委託先から最適な提案を引き出すことがRFPの目的です。
RFPほど詳細な依頼書でなくても、発注を行うことはできます。
しかし、言葉ひとつの解釈が人それぞれ異なるように、同じシステムを利用するメンバーであっても職域や立場によって様々な観点があり、感じている課題やシステムに求める理想像が違っていることは珍しくありません。
こうした要望を整理しないまま、課題や目的を曖昧に伝えてしまうと、委託先は要望を独自に解釈してしまい、結果、満足度の低いシステムになってしまいます。
だからこそ、まずは社内の課題とゴールを一本化し、それを実現するためにどのようなシステムを望むのか、リクエストや制約、諸条件を明文化したRFPが必要なのです。
現状の課題と求める将来像を明文化したRFPがあれば、ベンダーは何を求められているかを正確に理解することができ、結果、より最適な提案を得ることができます。理解の不一致による発注後のトラブル抑制にもつながるでしょう。また、複数のベンダーから候補を絞る場合も、システムの理想像が明確にかたまっていれば選考基準が統一され、比較検討しやすくなります。
RFPが必要な場面は、新システムの開発に限りません。社内の課題解決に向けて、社外へサポートを依頼する様々なシーンでRFPは有用です。例えば、業務プロセスの改善が必要な場合にソリューション提供を求めるとき、マーケティングコンサルの依頼、Webサイトの制作・リニューアルの発注、クリエイティブ制作や広告運用などがあります。
こうしたシーンでもRFPによって社内の総意をまとめ、課題を明文化することで、委託先からより最適な提案を受けることができるのです。
RFPに似た言葉で、RFI、RFQがありますが、その役割はRFPとは異なります。
RFI（Request For Information）は「情報提供依頼書」のことで、委託先に会社情報や提供可能なサービス情報、実績などの提供を求めるための依頼書です。
RFQ（Request For Quotation）は「見積依頼書」で、費用の詳細な内訳や、不具合などサービスに問題が発生した場合の補償条件等の提供を求めるための依頼書です。
それぞれ、委託先の一次選考のためにRFI、二次選考にはRFP、最終判断にRFQを作成する企業が多いようです。
RFPを作成するということは何らかの課題や目標に基づいたプロジェクトがあり、その課題や解決方法について、すでに社内で会話を重ねていることでしょう。
そうした積み重ねをまとめ、言葉で分かりやすく明文化し、プロジェクトの詳細や経緯を知らない第三者（委託先）に伝えられるRFPこそが「効果的なRFP」です。委託先に期待通りの納品物やソリューションを提供してもらうには、この「効果的なRFP」を作成しなければ意味がありません。
では、効果的なRFPを作成する具体的なポイントを紹介しましょう。
RFPに必要な構成要素は、
の大きく３つから成ります。
まずは、プロジェクトの全体像を伝えましょう。新システムの開発・導入やサイト制作を決定するに至った背景と目的、解決したい課題、目指しているゴールを明確に記載します。
例えば「コーポレートサイトのリニューアル」を発注する場合、多くは現在のサイトが古くなったことや、ブランディングの刷新、マーケティングオートメーションを導入して更にWebからのお問い合わせを増やしたいなど、制作に至る課題や背景があるはずです。
ただ、新しいビジュアルや情報でサイトを刷新したいだけではなく、その先にある事業の課題や理想をしっかりと伝えましょう。
発注範囲だけでなく全体像を伝えることで、委託先は俯瞰で全容を捉えることができ、より認識のズレが生じにくくなるでしょう。また、定性的なものだけでなく、KGI、KPIなど数値化できる部分については定量目標を共有するのも有効です。
RFPの核になるのが提案依頼内容です。
必ず記載したいのは「予算」「スケジュール」「納期」「発注範囲」です。発注範囲は、自社で行う範囲と、委託先に求める範囲を明確に伝えるのがポイントです。
「予算」については、制作・開発時にかかるイニシャルコストと、導入・公開後に運用や維持費でかかるランニングコストの軸で記しましょう。
「納期」については、委託先から納品される希望時期に加えて、対外的にリリースする時期があれば、そちらがデッドラインになりますから余裕を持ったスケジュールの考慮が必要です。しっかりと伝えましょう。
また、開発・導入に伴う制約もRFPの段階で委託先に伝えましょう。既存のAPI連携などの「機能要件」、プロジェクト進行中の報告の定例ターム、リリース後の保守運用など、委託先が守るべき範囲等は、あらかじめRFPで明文化しておくことで齟齬やトラブルを防ぐことができます。
最後に、選考のスケジュールや提案方法です。提案の受付期間や選考結果の連絡時期などの日程、また、提案方法についても具体的に記載します。
例えば、ドキュメントを送付するのか、プレゼンテーションを実施するのか。対面でのプレゼンを開催する場合、「実務担当者の同席が必要」などの要望があればそれも明記しておきましょう。
RFPの役割を理解しないまま作成してしまうと、次のような失敗が起こりがちです。
RFPに必要最低限のことしか書かず、詳細事項はオリエンテーションや打ち合わせ時に口頭で伝えるような方法は失敗につながります。口頭で説明しても、委託先の担当者が詳細の全てを漏れなく自社に持ち帰って伝達するのは容易ではなく、結果、見解の不一致が生じるからです。
詳細なRFPを作成するのは、たしかに時間も労力もかかります。しかし、誰が読んでも同じように理解できるRFPこそが効果的なRFPです。
RFPはいわば、プロジェクトの指標です。
たしかに提案依頼内容はRFPの核であり「機能要件」や「制約」は重要ですが、あくまでシステムを設計するうえでのパーツにすぎません。
RFPは委託先の選定に限らず、プロジェクト進行期間中の指標になるものですから「自社の総意」が反映されていることが重要です。現場の関係者だけでなく、上長や経営層の意見も含め「自社の総意」が盛り込まれたRFPになっているか確認しましょう。
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RFPは次の４つの手順で作成を進めます。
まずは現状の課題とそれを解決するプロジェクトの目的を整理します。そもそも社内にどのような課題があり、何から優先的に解決すべきなのか。RFPの素案を組み立ててみましょう。
ひとつのプロジェクトであっても、立場によって求めるものが違うことはよくあります。例えば、Webサイトのリニューアルプロジェクトなら、経営・マネジメント層が求めることと現場の担当者が期待するものは違うでしょうし、同じ現場でも、広報・マーケティング・営業・管理運用、と職域によって観点が異なり要望も違うはずです。
そこで重要なのが関係者へのヒアリングです。様々な部署の担当者から、今抱えている課題と、プロジェクトに期待する理想像について丁寧にヒアリングし、各現場の情報を集めましょう。
1.で作成したプロジェクトの素案を元に、2.でヒアリングした各部署の声で解決手段や要件・要望をまとめていきます。全てを盛り込もうとすると要点が定まらず、曖昧なRFPになってしまいます。「必ず盛り込むもの」「できれば反映したいもの」と優先順位をつけながら整理するのがポイントです。
この段階でRFI（情報提供依頼書）を用いて、ベンダー情報を収集するのもいいでしょう。
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関係部署からヒアリングした要望・要件を整えたら、RFPに落とし込みます。
WordやPPTなど形式は問いませんが、読みやすさを意識します。言葉の表現も、業界の専門用語や社内の通称など「自社の当たり前」になっていないか注意しましょう。他業界の外部企業に提出する書類であることを念頭に置き、誰が読んでも同じように理解できる分かりやすさは、優れたRFPの大原則です。
RFPが完成したら、いよいよ委託先の選定開始です。
RFPで社内の課題や数値データといった情報を開示する場合は、送付する前にNDA（秘密保持契約）を締結しましょう。
RFPの送付のみで提案書の提出を求めるケースもありますが、RFPの説明と質疑応答のためのオリエンテーションを開く企業も多いようです。開催の手間はかかりますが、送付のみの場合より委託先にRFPの内容が理解されやすく、認識の齟齬なくより良い提案を受けられるメリットがあります。
RFPの送付、オリエンテーションの開催後は委託先各社からの提案を待ちます。質問等があれば都度対応し、提案の精度を高めてもらいましょう。
提案の受け方も提案書の送付のみの場合と、プレゼンテーションを開く場合があります。プレゼンには社内の意思決定者だけでなく、実際にやり取りをするメンバーも同席することで委託先決定後もプロジェクトが円滑に進みます。
候補を絞り込み、委託先となるパートナー企業を決定します。絞り込みに迷う場合は当初に決めた委託先選考基準を参考にしましょう。委託先が決定したら契約書を締結します。
以上のように、RFPはプロジェクトの指標となるものです。初めて作成する際は、聞きなれないRFPに身構えてしまうかもしれませんが、作成の目的さえ理解すれば難しいものではありません。RFPの目的は、委託先に「必要な情報を十分に理解」してもらい、「最適な提案やソリューションを引き出す」ためのものです。
まずは、本記事に記載した内容とポイントをおさえながら、必要事項を書き出してみましょう。